Wozu ein Bewerbermanagementsystem (BMS)?

 

 

Das Unternehmen benötigt wieder mal einen neuen Mitarbeiter, die Stellenausschreibung wurde beschlossen und hängt in PDF-Form auf der Homepage unter Karriere. Verbunden mit hohem Aufwand wurde die Ausschreibung auch noch über mehrere Jobbörsen sowie auf Facebook veröffentlicht. Schließlich treffen die ersten Bewerbungen ein und wollen versorgt werden. Zusätzlich muss noch auf die DSGVO geachtet werden. Der Bewerber möchte natürlich auch noch eine Information, ob seine Unterlagen überhaupt eingetroffen sind und natürlich auch eine Statusmeldung wie es denn nun mit seiner Bewerbung steht, am besten noch regelmäßig.

Da fragen sich vermutliche einige: Wie soll man da den Überblick behalten? Am besten gleich noch eine zusätzliche Exceltabelle? (HALT!!! Achtung DSGVO-Stolperfalle!) Und wer soll das denn nun machen … und vor allem: Wer erhält überhaupt Zugriff auf die ganzen Bewerberdaten und wer nicht?

Was bringt in solch einem Fall ein BMS?

Zuerst einmal sorgt es dafür, dass alle Daten einheitlich und zentral gespeichert werden. Sie greifen bei Bedarf sogar im Team immer nur auf den einen Bewerberdatensatz zu. Nach Beendigung der Bewerbungsphase werden die Daten gelöscht und Sie sind auf der sicheren DSGVO Seite.

Schauen wir uns die einzelnen Schritte und die daraus entstehenden Vorteile einmal genauer an:

  • Erstellung einer PDF-Stellenanzeige und Stellenausschreibung
  • Einbindung der PDF-Anzeige in die Homepage
  • Anzeige in Print-Medien (Anzeige erstellen oder Anzeige erstellen lassen?)
  • Zusätzliche Reichweite realisieren durch Nutzung von Job-Portalen?
  • Eingehenden Bewerbungen verwalten (Speicherung nach DSGVO? In wie vielen Postfächern und Excellisten befinden sich schlussendlich die Bewerberdaten?).
  • Benachrichtigung der Kandidaten für den jeweiligen Status
  • Einladung zum Bewerbergespräch (eMail)
  • Terminierung der Bewerbergespräche
  • Die Bewerbungsgespräche
  • Zusagen & Absagen
  • Bewerberpool bei mehreren GUTEN Kandidaten/bei Absage durch den Kandidaten?
    Arbeitsvertrag erstellen
  • Onboarding (Einarbeitung in die Unternehmensrichtlinien, etc.)

Wie unterstützt Sie in diesen Fällen solch ein BMS?Wie unterstützt Sie in diesen Fällen solch ein BMS?

  1. Einfache und zentrale Erstellung sowie Verwaltung der Stellenanzeigen und Bewerberdaten (DSGVO-konform)
  2. Bearbeitung der Bewerber im Team
  3. Automatische Einbindung der Stellenanzeigen in der eigenen Homepage auf Mausklick
  4. Einstellen der Anzeigen auf Knopfdruck auf über 1000 Jobbörsen5.
  5. Einstellen auf Facebook
  6. Automatische Begleitung der Bewerber durch den gesamten Bewerbungsprozess, auf Wunsch mit Online-Terminvereinbarung für das Bewerbungsgespräch
  7. Onboarding der neuen Mitarbeiter
  8. Bewerberpool erstellen und verwalten, sowie die darin enthaltenen Kandidaten automatisch weiterhin über das Unternehmen informieren und begleiten.

Solch ein BMS bietet in seiner Summe enorme Vorteil.

Die Bewerber werden über jeden Schritt informiert und erhalten zusätzlich zu den Statusmeldungen zwischenzeitlich automatisch noch Informationen über das Unternehmen. So können sich beide Seiten auf die Interviews entsprechend vorbereiten.

Die Vereinbarung der Bewerbungsgespräche kann Online erfolgen, was den Organisationsaufwand nochmals erheblich reduziert. Oder wer kenn das nicht: Sie brauchen mehrere Versuche, bis Sie den Bewerber am Telefon haben, um einen passenden Termin zu finden?

Eine andere Situation: Der Bewerber sagt ab, obwohl er für Sie in die engere Wahl gekommen ist, oder vielleicht sogar der Idealkandidat wäre. In diesem Fall unterstützt Sie das BMS, in dem der Bewerber weiterhin in einem speziellen Pool verbleibt (natürlich nach Rücksprache mit dem Bewerber) und innerhalb der nächsten 6 Monate mehrmals angeschrieben wird, wie es ihm denn in seinem neuen Unternehmen denn so geht. Für den Fall, dass die Probezeit dort nicht so erfolgreich verläuft wie geplant, steht diesem Kandidaten bei Ihnen die Tür dadurch immer noch offen.

Und was nun, wenn der richtige Kandidat gefunden wurde? Das BMS übernimmt für Sie zusätzlich auch noch das Onboarding des Mitarbeiters:  Wer ist für Ihn zuständig? Wie ist das Unternehmen strukturiert? Wie schreibt man eMails? Wie funktioniert dies, wie funktioniert das?

Die immer wiederkehrenden Prozesse beim Einlernen der neuen Mitarbeiter übernimmt das BMS für Sie. Ihnen bleibt so mehr Zeit, um sich für verstärkt um die fachlichen und menschlichen Einarbeitungspunkte kümmern zu können.

Das alles, wie schon am Anfang beschrieben, erfolgt DSGVO-konform, so dass Sie sich beruhigt um Ihre Kernkompetenzen kümmern können.

Für wen lohnt sich solch eine Lösung?

Da bei dieser Lösung nicht nur der reine Bewerbungsprozess wesentlich vereinfacht wird, sondern auch die Kommunikation mit dem Bewerber sowie ein Großteil des Onboardings ebenfalls entlastet wird, lohnt sich solch eine Lösung bereits bei nur wenigen Bewerbungen im Jahr.

Da jedes Unternehmen seine eigenen Anforderungen hat und sich die Abläufe durchaus unterschieden können, wird dieses BMS an Ihre Anforderungen angepasst. Sprechen Sie uns an, wir analysieren gemeinsam, wie wir auch Sie mit dieser Lösung unterstützen und entlasten können.

Für ein erstes Informationsgespräch können Sie auch gerne meinen persönlichen Terminplaner verwenden. Suchen Sie sich einen Termin aus, der Ihnen passt.

Online-Terminplaner von Thomas Vogt

 

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