Wenn sich neue Mitarbeiter gleich am ersten Tag im neuen Unternehmen wohl fühlen!

Jeder der in der Arbeitswelt steht hat es schon mal erlebt: Das Gefühlt, wenn man zum ersten Mal in der neuen Firma erscheint. Gefühlte hundert fremde Gesichter muss man sich merken. Die ganzen Besonderheiten und Abläufe des neuen Unternehmens möchte man am besten schon vorgestern verinnerlicht haben, nur damit man einen einigermaßen komfortablen Start in der neuen Arbeitsstelle hinlegt. Wie wäre es denn, wenn ein neuer Mitarbeiter total motiviert am ersten Tag erscheint, seine Kollegen bereits schon mal kennengelernt hat, bereits weiß wo z.B. der Pausenraum ist, auch schon einige Abläufe, sowie die entsprechenden Ansprechpartner im Unternehmen kennt? Wie würden Sie sich fühlen, wenn Sie noch vor dem ersten Arbeitstag ein paar eMails bekommen, in denen Sie begrüßt werden und sich einige neue Kollegen Ihnen vorstellen? Wie wäre es, wenn die Begrüßung des Geschäftsführers/Inhabers zukünftig etwas anders aussieht?

Vorher:

Sehr geehrte/r ………, wir freuen uns sehr, dass Sie bei uns am 01. August 201X Ihre Tätigkeit als Technischer Zeichner in der Arbeitsvorbereitung beginnen. Zum Einstieg haben wir für Sie eine Info-Mappe zusammengestellt. Darin enthalten sind alle Unterlagen, in denen wichtige Informationen für Sie zusammengefasst sind.

Frau…/Herr… erwartet Sie am 01.August 201X um XX.00 Uhr bei uns im Geschäftsbüro in der Musterstraße 1 in 12345 Musterhausen.

Bitte bringen Sie zu diesem Termin auch folgende Unterlagen mit:

  • Lohnsteuerkarte/Steuer-Identifikationsnummer
  • Sozialversicherungsausweis
  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
  • Kontoverbindung

Bitte denken Sie auch an die Verpflegung für Ihren ersten Arbeitstag.

Bei Fragen erreichen Sie uns unter 0123/456789.

Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Start. Ihr XYZ

Ein Beispiel für eine Alternative:

Herzlich Willkommen

Herr Schneider – super, dass Sie nun in unserem Team sind. Wir freuen uns auf Ihren ersten Arbeitstag und begrüßen Sie am 01. August 201x ganz herzlich um 9:30 Uhr bei uns im Haus. Monika Clarks wird Sie dort erwarten, Sie erst mal durchs Haus führen und Ihre ersten Fragen gerne beantworten. Auf dem Rundgang werden Sie auch Ihre neuen Kollegen persönlich zum ersten Mal treffen. Damit Sie Ihre neue Tätigkeit bei uns nicht ganz unvorbereitet beginnen müssen, werden Sie von Ihren neuen Kollegen in den kommenden Tagen eMails erhalten. In diesen eMails werden sich Ihre neuen Kollegen persönlich vorstellen und Sie über verschiedene Punkte in unserem Unternehmen, die Abläufe und die Organisation informieren. Somit bleibt mir nun nichts anderes mehr, als Sie nochmals recht herzlich zu begrüßen. Ich freue mich sehr auf unsere Zusammenarbeit.

Thomas Vogt

Geschäftsleitung

Zweite eMail:

Auch von mir ein herzliches Willkommen!

Hallo Herr Schneider, ich bin Monika Clarks und auch ich möchte Sie recht herzlich bei uns im Unternehmen begrüßen. Als Mitarbeiterin im zentralen Empfang habe ich die tolle Aufgabe unsere Kunden und Besucher im Unternehmen zu begrüßen und zentrale Anrufe entgegenzunehmen. Dadurch bin ich der erste Kontakt für viele Menschen, die mit unserem Unternehmen zu tun haben. Wie schon angekündigt darf ich auch Sie dann am 01. August 201x, bei uns in der Bodenseestr. 45 um 09:30 Uhr begrüßen. Ich freue mich schon darauf, Sie Ihren neuen Kollegen persönliche vorzustellen und Ihnen unser Unternehmen zu zeigen. Um Ihre Ankunft zu erleichtern gleich noch zwei Tipps: Wenn Sie mit dem Auto kommen: Links vom Gebäude ist unser Mitarbeiterparkplatz. Sollten Sie den Bus nehmen: die Haltestelle „Bodenseestraße“ der Linie 14 befindet sich gerade mal 200m von unserem Unternehmen entfernt.   Also dann, ich freue mich auf Sie. Herzliche Grüße aus Musterstadt,

Monika Clarks

Wie würden Sie sich fühlen, wenn man Sie so in Ihrem neuen Unternehmen, an Ihrem neuen Arbeitsplatz begrüßen würde? Wie fühlt sich so etwas für Sie an? Und das sind nur die ersten beiden eMails! In der Folge bekommt der neue Mitarbeiter von seinen neuen Kollegen persönliche WillkommenseMails. In diesen eMails stellen sich ihm seine neuen Kollegen ebenfalls vor und geben auch noch Empfehlungen, z.B. Tipps fürs Mittagessen (z.B. Imbiss ums Eck, Döner im Industriegebiet, Einkaufsmarkt mit Bäcker oder günstige Pizzeria…) In jeder dieser Begrüßungs-eMails werden jedoch auch Abläufe und Verhaltensweisen im Unternehmensalltag erklärt. Dies ist z.B. der Umgang miteinander (Du/Sie), wie verhalte ich mich bei Kundenbesuchen, Arbeitskleidung (Dress-Code, Casual Friday…), Ablauf Urlaubsantrag, wer ist für was Zuständig (Büromaterial…), um nur ein paar Beispiele zu nennen. Unter Umständen fragen sich nun einige: Super Idee, aber die ganzen eMails müssen ja auch erstellt und verschickt werden! Und das kostet wieder Zeit. Dass die Erstellung und der Versand der eMails Zeit kostet ist schon richtig, allerdings geschieht das in einem modernen System automatisch.

Personalisiertes, automatisches Onboarding

Mittlerweile werden solche eMails in einem modernen System nur noch einmal erstellt. Sie können dadurch die eMails sauber und passend durchtexten, so dass Sie sich als Unternehmer und Unternehmen auch zu 100% in diesen eMails wiederfinden. Vorbei sind die Zeiten, als solche, für die Außendarstellung und -wahrnehmung äußerst wichtigen, eMails, einfach nur von Mitarbeitern geschrieben und verschickt wurden. Stellen Sie sich mal die Wertigkeit vor, die Sie mit solchen eMails für Ihr Unternehmen erzeugen könnten. Viele Unternehmen investieren hohe Beträge ins Marketing, vergessen jedoch komplett die enorme Wirkung solcher eMails.  Solch ein Onboarding muss sich übrigens nicht nur auf die Zeit bis zum ersten Arbeitstag beschränken, sondern kann sich durchaus auch noch in die ersten Wochen im Unternehmen hinziehen. Der besondere, zusätzliche Effekt: Wenn ein neuer Mitarbeiter unsicher ist, wie denn nun das ein oder andere denn gleich noch organisiert war, kann er jederzeit in seinen eMails nochmals nachschauen. Das dürfte für viele neuen Mitarbeitern eine große Erleichterung sein, da sie sich den Weg sparen können und nicht bei den Kollegen um Rat fragen müssen. Denken Sie mal über diese vielen Vorteile eines solch aufgestellten Onboardings und der Wirkung auf Ihre gesamten Mitarbeiter sowie auf die Außenwirkung Ihres Unternehmens nach. Herzliche Grüße, Ihr

Thomas Vogt